Logiciel comptable et portail client à Lyon : les outils que nous mettons entre vos mains

En quoi consistent les outils comptables mis à disposition ?

Il s’agit d’un environnement en ligne unique, accessible sur ordinateur et sur mobile, qui relie trois choses : vos flux (banque, ventes, achats, notes de frais), votre comptabilité (tenue par le cabinet) et votre pilotage (tableaux de bord, échéances, documents). Chaque partie voit la même donnée, au même moment : quand vous photographiez une facture, elle apparaît dans notre file de traitement ; quand nous validons une déclaration de TVA, elle apparaît dans vos échéances avec le montant à prévoir.

Cet environnement recouvre la collecte des pièces, la facturation, la gestion des notes de frais, le suivi des impayés, le stockage des documents comptables et juridiques et les indicateurs de gestion. Il ne recouvre pas la paie (traitée dans un logiciel dédié, avec un espace salarié) ni la gestion commerciale complète d’un commerce ou d’un site e-commerce, qui restent dans leurs propres outils, connectés au nôtre.

Ce que le cabinet met en place pour vous

• Le portail web : vue d’ensemble de votre entreprise, documents à traiter, échéances, tableaux de bord, coffre-fort documentaire.
• L’application mobile : photo de facture avec reconnaissance automatique, notes de frais, validation des rapprochements en attente, consultation des indicateurs.
• La synchronisation bancaire par un agrégateur agréé : les mouvements de vos comptes professionnels remontent chaque nuit, prêts à être rapprochés.
• Le module de facturation : devis, factures, avoirs, mentions légales obligatoires, relances automatiques, suivi des paiements, et émission au format électronique structuré.
• Les connecteurs vers les outils courants de caisse, d’e-commerce et de facturation ; à défaut, un import mensuel.
• Les indicateurs : chiffre d’affaires par mois et par client, charges par nature, trésorerie et prévision à 30 jours, résultat estimé, TVA à payer, encours clients.
• Le coffre-fort : statuts, Kbis, lettre de mission, comptes annuels, liasses, procès-verbaux, contrats, accessibles en un clic pour votre banque ou un partenaire.
• La messagerie intégrée au dossier : chaque question est rattachée à la pièce ou à l’opération concernée, ce qui évite les échanges d’emails sans contexte.

Comment nous travaillons avec ces outils : les quatre étapes

Étape 1 — Le paramétrage

À la signature de la lettre de mission, nous créons votre espace, connectons votre banque, importons votre plan comptable et vos clients et fournisseurs récurrents, et branchons vos outils existants. Comptez trois à cinq jours ouvrés.

Étape 2 — La prise en main

Une session de trente minutes en visio couvre l’essentiel. Vous apprenez à photographier une pièce, valider un rapprochement, émettre une facture et lire votre tableau de bord. Un guide illustré reste à votre disposition.

Étape 3 — Le quotidien

Vous déposez vos pièces au fil de l’eau : cinq minutes par semaine pour la plupart des TPE. Le cabinet traite, révise et vous pose ses questions dans la messagerie. Une notification vous prévient quand une pièce manque ou quand une échéance approche.

Étape 4 — Le pilotage

Chaque mois, votre tableau de bord est à jour. Lors du bilan, les mêmes chiffres servent de base au rendez-vous de présentation. Les indicateurs sont adaptés à votre activité : ratio matière pour un restaurant, encours clients pour une société de services, marge par canal pour un e-commerçant.

Combien coûtent les outils ?

Rien de plus que les honoraires. L’accès au portail, à l’application, à la synchronisation bancaire et au module de facturation est compris dans le forfait mensuel, chiffré sur devis pour une comptabilité complète de TPE. Certains connecteurs spécialisés (caisse, e-commerce) facturés par leur éditeur peuvent générer un abonnement propre, que nous vous indiquons avant toute mise en place. Le devis en ligne détaille ce qui est inclus.

Outils comptables : les erreurs qui coûtent cher

1. Empiler les logiciels. Une facturation ici, une banque là, un tableur pour les notes de frais et des emails pour le reste : chaque rupture est une source d’oubli. Une facture non transmise, c’est une TVA non récupérée et une charge non déduite.
2. Photographier ses factures une fois par trimestre. L’outil permet le fil de l’eau ; l’utiliser en rafale avant l’échéance reconstitue les défauts de la comptabilité annuelle, et fait manquer des relances clients.
3. Confondre solde bancaire et trésorerie disponible. Le tableau de bord distingue les deux : la TVA à reverser, l’IS à venir et les salaires du mois ne sont pas à vous. Piloter sur le solde brut conduit à des tensions de trésorerie en avril et en décembre.
4. Émettre des factures non conformes. Mention de TVA manquante, numérotation non continue, absence des mentions obligatoires : chaque omission est passible d’une amende de 15 € par mention manquante, plafonnée à 25 % du montant de la facture. Le module de facturation intègre ces mentions par défaut.

Pour quels profils d’entreprise ?

Les outils rendent le plus de services aux activités où les flux sont nombreux ou dispersés : e-commerçants dont les ventes et les frais de plateforme remontent automatiquement, freelances qui facturent au temps passé et suivent leurs encaissements, commerçants qui connectent leur caisse, et startups qui ont besoin d’un reporting mensuel pour leurs investisseurs.

Pourquoi choisir les outils du Cabinet Levy & Associés

1. Un outil, une équipe. Les mêmes personnes paramètrent, forment et traitent : pas de service support externe.
2. Vos données restent à vous. Export FEC et CSV à tout moment, transmission au confrère entrant en cas de départ, sans frais.
3. Une conformité anticipée. La facturation électronique est intégrée, sans migration à prévoir en 2027.
4. Une adaptation à votre activité. Les indicateurs suivis sont ceux de votre métier, pas un tableau standard.
5. Un cabinet à Lyon 6e derrière l’écran. Pour tout ce que l’outil ne sait pas faire : réviser, décider, conseiller.

Pour aller plus loin sur le pilotage, consultez les sept indicateurs à suivre chaque mois quand on dirige une TPE et notre modèle de prévisionnel de trésorerie. Sur le choix d’une plateforme de facturation électronique, lisez comment choisir sa plateforme agréée.