Embaucher son premier salarié : la checklist complète, du contrat au premier bulletin

Embaucher son premier salarié est la décision qui transforme une entreprise individuelle ou une petite société en employeur, avec les obligations qui vont avec. Les dirigeants lyonnais qui nous consultent avant leur première embauche ont deux questions : combien cela coûte réellement, et que faut-il faire dans quel ordre. Voici la checklist en douze étapes que le cabinet applique, aux règles 2026, avec les délais et les pièges.

Étape 1 : chiffrer le coût employeur

Avant tout, le coût complet : salaire brut, cotisations patronales (nettes de la réduction générale sur les bas salaires), mutuelle et prévoyance, médecine du travail, formation, équipement, et le temps de gestion. Un salaire net de 1 800 € par mois représente un brut d’environ 2 300 € et un coût employeur de 2 900 € à 3 200 € selon le niveau de réduction et la convention. Le cabinet établit cette simulation avant toute décision, comme le décrit la page conseil social et RH.

Étape 2 : choisir le contrat

CDI pour un besoin durable ; CDD pour un motif précis et limité ; apprentissage ou professionnalisation pour former un jeune avec des aides, comme l’explique apprentissage et alternance : les aides pour une TPE lyonnaise ; temps partiel avec répartition écrite des horaires ; intérim pour un besoin très court sans gestion. Le CDD sans motif est le piège le plus fréquent.

Étape 3 : identifier la convention collective

Elle dépend de l’activité principale de l’entreprise (code NAF indicatif, activité réelle déterminante) et fixe les classifications, les minima, la période d’essai, les primes, les congés spécifiques, la mutuelle et la prévoyance. Elle doit être mentionnée sur le bulletin et mise à disposition du salarié.

Étape 4 : rédiger le contrat

Écrit obligatoire pour le CDD, le temps partiel et l’apprentissage ; fortement recommandé pour le CDI. Mentions : identité des parties, poste et classification, lieu, durée du travail, rémunération, période d’essai, convention collective, congés, préavis, clauses éventuelles (non-concurrence, mobilité, confidentialité). Le cabinet rédige les contrats courants dans le cadre de sa mission.

Étape 5 : la déclaration préalable à l’embauche

La DPAE est transmise à l’URSSAF (ou à la MSA) au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard avant la prise de poste. Elle déclenche l’immatriculation du salarié, l’affiliation à l’assurance chômage et la demande de visite médicale. Un salarié sans DPAE est en travail dissimulé : rappel de cotisations, majoration de 25 % et sanctions pénales.

Étape 6 : mutuelle et prévoyance

Souscription d’une complémentaire santé collective (financée à 50 % au moins, panier minimal, ou contrat de branche), mise en place par décision unilatérale de l’employeur, et d’une prévoyance selon la convention (obligatoire pour les cadres à 1,5 % de la tranche 1 au moins). Dispenses possibles pour certains salariés (CDD courts, couverts par ailleurs) sur demande écrite.

Étape 7 : la médecine du travail

Adhésion à un service de prévention et de santé au travail, visite d’information et de prévention dans les trois mois suivant l’embauche (avant l’embauche pour les postes à risque et les travailleurs de nuit, les mineurs, les femmes enceintes). Cotisation annuelle par salarié.

Étape 8 : registre et affichages

Registre unique du personnel (papier ou numérique) mentionnant chaque salarié dans l’ordre d’embauche ; affichages obligatoires : coordonnées de l’inspection du travail, de la médecine du travail et des secours, convention collective, horaires, égalité professionnelle, harcèlement, consignes incendie.

Étape 9 : le document unique d’évaluation des risques

Obligatoire dès le premier salarié, il recense les risques professionnels par unité de travail et les mesures de prévention. Il est mis à jour au moins une fois par an et à chaque changement important. Son absence est sanctionnée et engage la responsabilité de l’employeur en cas d’accident.

Étape 10 : le paramétrage de la paie

Choix du logiciel ou du prestataire, paramétrage de la convention, des taux, de la mutuelle, de la prévoyance, des variables ; ouverture du compte URSSAF employeur ; affiliation aux caisses de retraite complémentaire. C’est ici que l’externalisation prend tout son sens, comme l’explique externaliser sa paie : combien ça coûte et ce que ça change.

Étape 11 : le premier bulletin et la première DSN

Le bulletin est remis au salarié à chaque paie, avec les mentions obligatoires ; la DSN mensuelle est transmise avant le 15 du mois suivant (avant le 5 pour les entreprises de 50 salariés et plus) et déclenche le paiement des cotisations. Un premier bulletin faux se corrige ; une DSN en retard coûte des pénalités.

Étape 12 : les aides et les obligations qui suivent

Vérification de la réduction générale des cotisations, demande des aides à l’embauche éventuelles, mise en place des entretiens professionnels (tous les deux ans), suivi des seuils d’effectif (11 salariés : CSE, contribution formation), formation à la sécurité.

Le calendrier résumé

Ce que fait le cabinet

Le Cabinet Levy & Associés chiffre le coût employeur, rédige le contrat, réalise la DPAE, met en place la mutuelle et la prévoyance, paramètre la paie et produit le premier bulletin et la DSN. La mission est décrite sur la page gestion de la paie à Lyon. Les restaurateurs et les entreprises du bâtiment, dont les conventions ajoutent des obligations propres, trouveront un complément sur leurs pages. Et pour anticiper la fin d’un contrat, lisez combien coûte une rupture conventionnelle à l’employeur.